Circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2003-06 du 6 janvier 2003 résumant le contenu de la réforme de l'arrêté du 10 décembre 2002 relatif à l'évaluation des avantages en nature en vue du calcul des cotisations de sécurité sociale et de l'arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale

NOR : SANS0330002C

(Texte non paru au Journal officiel)

Date d'application : 1er janvier 2003.

Le ministre des affaires sociales, du travail et de la solidarité, le ministre de la santé, de la famille et des personnes handicapées à Monsieur le directeur de l'ACOSS ; Mesdames et Messieurs les directeurs régionaux des affaires sanitaires et sociales, les directeurs de la santé et du développement social ; sous-couvert de Mesdames et Messieurs les préfets de région Abrogeant et remplaçant les arrêtés des 9 janvier et 26 mai 1975, la réforme introduite par les arrêtés des 10 et 20 décembre 2002 (JO du 27 décembre 2002 pages 21 750 à 21 751 et 21 758 à 21 760), applicable à compter du 1er janvier 2003, simplifie, actualise, modernise et clarifie les règles d'appréciation des avantages en nature et des remboursements de frais professionnels, les premiers devant être intégrés, les seconds, déduits, de l'assiette des cotisations de sécurité sociale (cf. L. 242-1 du code de la sécurité sociale).
La présente circulaire a pour but de résumer le contenu de la réforme en mettant l'accent sur les changements qu'elle introduit. Elle sera suivie très prochainement d'une circulaire très détaillée exposant les différents aspects.
1. Jusqu'ici limité aux frais d'alimentation, de logement et de déplacement, le champ du recours à l'évaluation forfaitaire s'étend désormais à de nouvelles réalités de la vie des entreprises.
L'arrêté appréhende de nouvelles réalités de la vie des entreprises liées à la mobilité professionnelle et aux nouvelles technologies de l'information et de la communication. Il permet à l'employeur d'estimer ces réalités sur une base forfaitaire, ce qui réduit les formalités administratives et facilite la gestion de la paie.
Pour les avantages en nature, l'employeur a désormais la possibilité d'appliquer une évaluation forfaitaire pour :

• l'utilisation permanente par les salariés d'un véhicule dont l'entreprise assume la charge : l'évaluation s'effectue, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait annuel égal, pour un véhicule acheté, à 9 % du coût d'achat TTC (6 % si le véhicule a plus de cinq ans), et, pour un véhicule loué, à 30 % du coût global annuel de la location TTC ; l'évaluation est majorée si l'employeur paie le carburant soit 12 % du coût d'achat TTC (9 % si le véhicule a plus de cinq ans), et, pour un véhicule loué, 40 % du coût global annuel de la location TTC ;
• l'utilisation, en partie privée, par le salarié, des outils issus des nouvelles technologies de l'information et de la communication (téléphone mobile, micro - ordinateurs, ) que l'employeur met à sa disposition : l'avantage en nature qui en résulte est évalué, sur option de l'employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d'un forfait, lequel est fixé pour l'année à 10 % du coût d'achat, ou, le cas échéant, de l'abonnement, toutes taxes comprises.

Pour les remboursements de frais professionnels, l'employeur peut désormais déduire de l'assiette des cotisations :

• les indemnités forfaitaires kilométriques, dans des limites fixées par les barèmes kilométriques publiés par l'administration fiscale, lorsque le salarié est contraint d'utiliser son véhicule à des fins professionnelles ;
• le remboursement des frais engagés par le salarié dans le cadre d'une mobilité professionnelle, dans certaines limites : l'employeur est autorisé à déduire de l'assiette des cotisations sociales les indemnités destinées à compenser les dépenses d'hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture dans l'attente d'un logement définitif pour la fraction n'excédant pas 60 EUR par jour pour une durée ne dépassant pas neuf mois ; les dépenses liées à l'installation dans le nouveau logement pour la partie n'excédant pas 1 200 EUR majoré de 100 EUR par enfant à charge dans la limite de 1 500 EUR.

En outre, l'arrêté reconnaît explicitement comme frais professionnels les frais engagés par le salarié à des fins professionnelles lorsqu'il est en situation de télétravail ou lorsqu'il utilise des outils issus des NTIC.
2. Le nouveau régime concerne de manière identique tous les salariés, quels que soient leur rémunération ou leur statut.
Pour les avantages en nature, le critère de la rémunération est supprimé.
Auparavant en effet, l'évaluation forfaitaire minimale des avantages en nature relatifs à la nourriture et au logement ne pouvait s'appliquer qu'aux travailleurs salariés et assimilés dont la rémunération ne dépassait pas le plafond de la sécurité sociale. Lorsque la rémunération excédait ce plafond, l'estimation était faite d'après la valeur réelle de l'avantage, une évaluation forfaitaire étant néanmoins permise dans les conditions fixées par l'arrêté.
Désormais, ce critère de rémunération est supprimé et le recours à l'évaluation forfaitaire concerne tous les salariés.
Pour les frais professionnels, le critère du statut du salarié est supprimé.
Auparavant, les frais professionnels liés au repas et au déplacement étaient évalués à un montant supérieur pour les cadres.
Désormais, le statut du salarié n'est plus un critère pour la détermination de l'évaluation forfaitaire des frais professionnels.
3. Révisés et obéissant à de nouvelles règles de revalorisation, les montants forfaitaires retenus sont désormais plus proches de la réalité.
Auparavant déterminés en fonction du minimum garanti et de ce fait souvent sous-évalués par rapport à la réalité, les montants forfaitaires retenus sont révisés dans le sens d'une actualisation tenant compte du coût de la vie.
Ainsi, pour les avantages en nature :

• lorsque l'employeur fournit la nourriture, quelle que soit la rémunération du salarié, et sauf en cas de déplacement professionnel, la valeur de cet avantage est évaluée forfaitairement à 8 EUR par jour (au lieu de 5,82 EUR depuis le 1er janvier 2002 pour les travailleurs dont la rémunération ne dépassait pas le plafond de la sécurité sociale) ou 4 EUR par repas (au lieu de 2,91 EUR depuis le 1er janvier 2002 pour les travailleurs dont la rémunération ne dépassait pas le plafond de la sécurité sociale) ;
• pour la fourniture d'un logement, un nouveau barème, déterminé en fonction de la rémunération (huit tranches de revenus fixés en pourcentage du plafond mensuel de sécurité sociale de 0,5 à 1,5 plafond) et du nombre de pièces, conduit par exemple un salarié touchant 2 117 EUR par mois à passer d'une appréciation de 59 EUR par mois à 47 EUR si le salarié dispose d'une seule pièce et 100 EUR s'il dispose de quatre pièces.

Pour les frais professionnels :

• trois nouvelles limites d'exonération s appliquent désormais pour les frais d'alimentation (15 EUR pour l'indemnité de repas des salariés en déplacement professionnel, 7,5 EUR pour l'indemnité de repas ou de restauration hors les locaux de l'entreprise, et 5 EUR pour l'indemnité de restauration sur le lieu de travail en raison des conditions particulières d'organisation ou d'horaires de travail) ; elles se substituent au régime antérieur qui distinguait le remboursement des repas, dont le montant différait selon le statut du salarié (5 MG soit 14,75 EUR pour les cadres et 4 MG soit 11,8 EUR pour les non cadres), et différents types de panier (jour : 2,95 EUR, nuit : 4,43 EUR, chantier : 5,9 EUR) ;
• désormais plus proche de la réalité, le régime des indemnités de grands déplacements en métropole distingue deux types de frais : sont réputées utilisées conformément à leur objet, d'une part, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture pour la fraction qui n'excède pas 15 EUR par repas, et, d'autre part, celles liées au logement et au petit déjeuner pour la fraction qui n'excède pas 54 EUR par jour pour les déplacements à Paris et dans les départements de la petite couronne (92, 93, 94) et 40 EUR par jour pour les autres départements ; auparavant, les indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement liées à un déplacement professionnel étaient réputées utilisées conformément à leur objet si elles étaient inférieures à un certain montant, variable selon le statut du salarié (47,2 EUR pour les non-cadres, 59 EUR pour les cadres).

Lorsque les conditions de travail entraînent un déplacement supérieur à une durée de trois mois et inférieure à six ans dans un même lieu, l'employeur est désormais autorisé à utiliser les forfaits avec un abattement de 15 % en deçà de vingt-quatre mois et de 30 % en deçà de six ans. Il n'a plus besoin, dans ce cas, de justifier du montant des frais professionnels supplémentaires auquel le salarié est exposé. Auparavant, ceci n'était possible que pour certaines entreprises (grands chantiers) par décision de l'ACOSS.
Ces montants sont revalorisés chaque année au 1er janvier, non plus en fonction du minimum garanti, mais du taux prévisionnel d'évolution en moyenne annuelle des prix à la consommation (tous ménages, hors tabacs) qui est prévu pour l'année civile considérée dans le rapport annexé au projet de loi de finances.
4. Le principe de l'interdépendance des arrêtés relatifs aux avantages en nature et aux frais professionnels ne s'applique plus désormais.
Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou son lieu habituel de travail et qu'il est remboursé intégralement de ses frais professionnels, le forfait avantage nourriture n'est pas réintégré dans l'assiette de cotisations.
Ainsi, le principe de l'interdépendance des arrêtés relatifs aux avantages en nature et aux frais professionnels, qui conduisait à considérer que la prise en charge par l'employeur des frais professionnels liés notamment à la nourriture constituait un avantage en nature du fait que le salarié était nourri gratuitement par son employeur, ne s'applique plus désormais.
5. Enfin, la réforme comble le vide juridique créé par l'extinction du dispositif de l'abattement supplémentaire applicable en matière fiscale.
L'arrêté reconduit le régime antérieur pour les professions mentionnées à l'article 5 de l'annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000 qui comportent des frais professionnels particulièrement élevés : possibilité pour l'employeur, sauf en cas de refus des salariés ou de leurs représentants, d'appliquer une déduction forfaitaire spécifique. Les tolérances dérogeant au principe du non-cumul de l'abattement avec les déductions de frais professionnels sont reconduites.

Pour les ministres et par délégation :
Le directeur de la sécurité sociale,
D. Libault