Circulaire DHOS/P3 n° 2005-409 du 6 septembre 2005 relative à lévaluation des personnels de direction des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière
NOR : SANH0530370C
Date dapplication : immédiate.
Références :
Articles L. 6141-1 et R. 716-3-45 du code de la santé publique ;
Loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
Décret n° 2005-920 du 2 août 2005 portant dispositions relatives à la direction de certains établissements mentionnés à larticle 2 de la loi du 9 janvier 1986 ;
Décret n° 2005-921 du 2 août 2005 portant statut particulier des grades et emplois des personnels de direction des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi du 9 janvier 1986 ;
Décret n° 2005-922 du 2 août 2005 relatif aux conditions de nomination et davancement des emplois fonctionnels des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 ;
Décret n° 2005-932 du 2 août 2005 relatif au régime indemnitaire des personnels de direction des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 ;
Décret n° 2005-1095 du 1er septembre 2005 relatif à lévaluation des personnels de direction des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi du 9 janvier 1986 ;
Arrêté du 1er septembre 2005 relatif aux modalités dévaluation des personnels de direction des établissements mentionnés à larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi du 9 janvier 1986.
Textes abrogés ou modifiés :
Décret n° 94-617 du 21 juillet 1994 relatif à la notation des personnels de direction des établissements relevant de larticle 2 (1°, 2° et 3°) de la loi no 86-33 du 9 janvier 1986 : ne concerne plus les personnels de direction visés dans la présente circulaire ;
Arrêté du 21 juillet 1994 relatif à la notation des personnels de direction des établissements relevant de larticle 2 (1o, 2o et 3o) de la loi no 86-33 du 9 janvier 1986 : ne concerne plus les personnels de direction visés dans la présente circulaire.
Le ministre de la santé et des solidarités à Mesdames et Messieurs les directeurs dagences régionales de lhospitalisation (pour mise en oeuvre) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région (direction régionale des affaires sanitaires et sociales [pour information]) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département (direction départementale des affaires sanitaires et sociales, direction de la santé et du développement social [pour mise en oeuvre]) ; Mesdames et Messieurs les directeurs, chefs détablissements (pour mise en oeuvre).
PLAN DE LA CIRCULAIRE
I. - PRINCIPES GÉNÉRAUX
II. - CONTENU DE LENTRETIEN DÉVALUATION
III. - PRINCIPES DE LÉVALUATION
IV. - DISPOSITIONS DIVERSES
Le principe de lévaluation des personnels de direction exerçant leurs fonctions dans les établissements relevant de larticle 2 (1o, 2o et 3o) de la loi du 9 janvier 1986, régis par les décrets no 2005-921 du 2 août 2005 et no 2005-922 du 2 août 2005, est défini par le décret no 2005-1095 du 1er septembre 2005 et par larrêté du 1er septembre 2005.
Ce dispositif se substitue à celui actuellement en vigueur dans le décret du 21 juillet 1994 précité pris en application de larticle 65 de la loi de 1986.
Il supprime définitivement le système antérieur de notation comprenant une note chiffrée et une appréciation générale.
La présente circulaire précise les modalités dapplication des nouvelles dispositions réglementaires.
I. - PRINCIPES GÉNÉRAUX
Lévaluation vise à apprécier la valeur professionnelle du personnel de direction dans lemploi quil occupe. Deux objectifs sont essentiellement recherchés lors de la mise en oeuvre de lévaluation :
- dune part, lappréciation des résultats annuels constatés en fonction dobjectifs convenus antérieurement et, à cette occasion, la détermination précise des compétences et des qualités professionnelles du personnel évalué ;
- dautre part, lobjectif de conseiller, orienter et accompagner le professionnel en fonction de ses intérêts et compétences et des besoins de linstitution qui lemploie.
Lévaluation constitue un outil de communication et de gestion qui implique à la fois lévaluateur et lévalué. Lévaluateur peut dans ce cadre apprécier notamment au travers des entretiens individuels quil mène, les qualités professionnelles des personnels de direction, leur efficacité et leurs motivations. Il prend en compte leurs attentes dans le souci dune adéquation réussie entre leurs compétences et le profil du poste quils occupent.
Lévalué a la possibilité de sexprimer de manière approfondie dans un cadre formalisé. Lévaluation doit lui permettre de mesurer ses aptitudes, compétences et potentiels. Elle le rend plus impliqué dans les modalités et laccomplissement de ses missions. Elle permet de garder la trace des missions réalisées. Elle est un point dappui pour son orientation et son évolution professionnelle.
Elle présente lintérêt pour tous les personnels dapprécier de manière objective le contexte dans lequel ils accomplissent leurs missions, dans le respect dobjectifs individuels et collectifs sinscrivant dans la politique menée par létablissement.
Lévaluation doit être sincère et menée avec un grand souci dobjectivité. Lévaluateur sera lui-même évalué sur la manière dont il conduit lévaluation des personnels qui relèvent de son autorité.
II. - CONTENU DE LENTRETIEN DÉVALUATION
Lentretien dévaluation doit se concevoir comme un moyen dexpression reposant sur une écoute réciproque et constructive et se situant dans un climat de confiance et de respect mutuel.
Lentretien dévaluation du personnel de direction porte sur :
- les résultats professionnels obtenus au cours de lannée au regard dune part, des objectifs individuels qui lui ont été assignés en tenant compte des missions pluriannuelles et des objectifs de service et, dautre part, des moyens mis à sa disposition et des conditions dorganisation et de fonctionnement de létablissement ;
- la détermination des objectifs individuels à atteindre pour lannée à venir en tenant compte des missions pluriannuelles et des objectifs de service ;
- ses besoins de formation compte tenu notamment de lévolution de ses missions ;
- ses perspectives professionnelles en termes de carrière et de mobilité.
III. - PRINCIPES DE LÉVALUATION
a) Description du poste occupé par lagent et principales actions
menées au cours de la période évaluée
Il est nécessaire que ces rubriques soient remplies par lévaluateur de façon précise. Elles permettent de situer le personnel de direction dans lemploi qui lui est confié et constituent un élément daide à la définition de son degré de responsabilité dans laccomplissement des missions de létablissement.
Elles permettent également de mettre en perspective son activité et son environnement de travail, les moyens qui lui sont alloués et donc dobjectiver les conditions dans lesquelles il a exercé ses missions.
b) Lévaluation des résultats professionnels
Lévaluateur doit apprécier les résultats atteints, les réussites ou les insuffisances ainsi que les raisons qui sont à lorigine des éventuels écarts avec les résultats attendus. Ces derniers sont ceux définis au regard des objectifs fixés pour lannée en cours lors de lentretien de lannée précédente.
c) La détermination des objectifs de lannée à venir
Le personnel de direction doit se voir fixer des objectifs individuels qui se situent dans le cadre des objectifs de létablissement. Il est également indispensable de replacer son activité dans les politiques menées par létablissement afin de lui permettre de prendre la mesure de son action et de son positionnement dans létablissement. Il sagit là dune démarche fondamentale de gestion des ressources humaines.
Les objectifs assignés doivent être clairs et réalistes, cest-à-dire :
- mesurables : les résultats seront quantifiables (indicateurs) ou observables (compétences) ;
- accessibles : tant en terme de niveau de responsabilité, de compétences, que de moyens attribués ;
- discutés : ils ne sont pas juridiquement et statutairement négociés. Ils résultent dun échange entre lévaluateur et lévalué ;
- réalisables : en terme de délais, de calendrier de mise en oeuvre et de modalités dévaluation.
Ces objectifs individuels sarticulent autour des missions principales confiées. Ils concernent les priorités daction pour lannée à venir, lévolution éventuelle des fonctions, des attributions, ou des tâches du personnel de direction et les résultats quil lui est demandé datteindre. Ils peuvent aussi inclure des objectifs damélioration de lactivité individuelle.
d) Souhaits dévolution professionnelle et/ou de mobilité
Lévalué indique ses voeux dévolution professionnelle ou de mobilité.
Il est précisé que lexpression de desiderata de mobilité géographique du personnel de direction dans le compte rendu dévaluation ne se substitue pas aux procédures existant en matière de mutation des personnels de direction.
Lévaluateur peut apprécier les dominantes professionnelles du personnel de direction et formuler les appréciations et conseils qui lui semblent utiles.
Il est important de définir avec lintéressé, de manière précise, les fonctions quil doit exercer de façon à procéder à un rapprochement avec les compétences quil a acquises du fait de son expérience passée et avec celles qui seront nécessaires à son évolution professionnelle. A cette occasion, lévaluateur se doit également didentifier les points sur lesquels il lui paraît utile que le personnel de direction renforce particulièrement son effort. Il sagit aussi de déceler les compétences qui pourraient être améliorées.
Lévaluateur doit veiller à ce que les améliorations de compétences soient accessibles au personnel de direction et ne relèvent pas de décisions appartenant à dautres en la matière. Pour cela, il doit prendre en compte lorganisation de létablissement, le champ dintervention du personnel de direction, la définition de son degré de responsabilité, lenvironnement matériel et logistique, etc.
e) Observations éventuelles du personnel
de direction sur la conduite de lentretien
Le personnel de direction peut, sil lestime nécessaire, compléter le compte rendu dévaluation par ses observations sur la conduite de lentretien et son contenu.
Lensemble des rubriques de commentaires et observations du personnel de direction sont au besoin renseignées de façon manuscrite après que lévaluateur, ayant rempli lensemble des autres rubriques, lui aura remis le compte rendu quil aura lui-même signé.
Le personnel de direction dispose dun délai de 7 jours ouvrés et hors congés de toute nature à compter de la remise du document, afin de le signer pour attester quil en a pris connaissance et quil a bien bénéficié du temps requis pour formuler ses remarques éventuelles. Il nest donc pas tenu de signer le compte rendu dentretien dès sa remise par lévaluateur.
Dans le cas où le personnel de direction évalué demande expressément la révision des appréciations écrites mentionnées par lévaluateur dans le compte rendu dévaluation, il présente un recours devant la commission administrative paritaire nationale compétente.
Lorsque le document a été signé par lévaluateur et le personnel de direction, chacun en garde une copie et loriginal est classé au dossier administratif de lintéressé.
f) Départ de létablissement en cours dannée
Dans le cas où un directeur quitte son poste après avoir exercé un temps suffisant, en particulier à loccasion dune mutation, un entretien dévaluation est conduit, permettant de disposer dun bilan de lactivité et le cas échéant, de servir en tant quévaluation annuelle.
IV. - DISPOSITIONS DIVERSES
a) Périodicité et mise en oeuvre
La périodicité retenue pour les entretiens dévaluation est annuelle. Compte tenu de la nécessité danalyser les résultats de lannée en cours et de fixer les objectifs du personnel de direction au titre de lannée à venir, lévaluation doit être réalisée avant la fin du mois doctobre de lannée N.
A titre exceptionnel, ce délai est porté au 1er décembre au titre de lannée 2005.
Les entretiens dévaluation sont conduits par :
- le directeur de lhospitalisation et de lorganisation des soins par délégation du ministre chargé de la santé pour les directeurs généraux des centres hospitaliers régionaux. Le directeur de lagence régionale de lhospitalisation est systématiquement consulté ;
- le directeur de lagence régionale de lhospitalisation pour les directeurs chefs détablissement sur emplois fonctionnels ou non, des établissements relevant de larticle 2 (1o) de la loi de 1986 et les secrétaires généraux de syndicat interhospitalier. Il peut charger le directeur départemental des affaires sanitaires et sociales de conduire les entretiens de certains personnels de direction ;
- le préfet, pour les directeurs chefs des établissements relevant de larticle 2 (2o et 3o) de la loi de 1986 susvisée. Il peut déléguer la conduite de lentretien dévaluation au directeur départemental des affaires sanitaires et sociales ;
- le directeur chef détablissement, pour les directeurs adjoints sur emplois fonctionnels ou non.
Pour permettre aux deux parties de préparer lentretien dévaluation, la date de celui-ci est fixée au moins huit jours à lavance. En ce qui concerne les directeurs chefs détablissements et les secrétaires généraux de syndicat interhospitalier, lavis du président du conseil dadministration est requis ainsi que celui du directeur de lagence régionale de lhospitalisation pour les directeurs généraux des centres hospitaliers régionaux. Ces avis sont communiqués au personnel de direction avant lentretien dévaluation.
Lentretien se déroule sans présence dun tiers.
b) Supports dévaluation
Il comprennent deux catégories de documents :
- les fiches 1 et 2 qui concernent les objectifs sont conservées par lévaluateur et lévalué. EIles peuvent être produites, le cas échéant, lors dun recours devant la commission administrative paritaire nationale ;
- les fiches A, B et C qui constituent le compte rendu dévaluation doivent être conservées par lévaluateur et lévalué et loriginal de celles-ci doivent être transmises à la direction de lhospitalisation et de lorganisation des soins pour classement au dossier administratif de lintéressé.
c) Recours
Dans le cas où le personnel de direction évalué demande expressément la révision des appréciations écrites mentionnées par lévaluateur dans le compte rendu dévaluation, il présente un recours devant la commission administrative paritaire nationale compétente à légard du corps.
d) Bilan
Un bilan de la campagne dévaluation est soumis au comité consultatif national paritaire avant la fin du premier semestre de lannée suivant lévaluation.
e) Mobilité ou affectation en cours dannée
Le personnel de direction est évalué au titre de létablissement où sa durée daffectation a été la plus longue. En cas de première affectation, il est évalué au titre de celle-ci quelle que soit sa durée.
f) Conséquences de lévaluation sur le régime indemnitaire
Comme cela est précisé, à la fois dans le décret précité relatif à lattribution du régime indemnitaire et, dans le décret relatif à lévaluation, la part variable de la prime de fonction attribuée au personnel de direction dépend étroitement de lévaluation de ce dernier.
La variation de cette part variable doit être impérativement communiquée au personnel de direction à lissue de lentretien dévaluation.
g) Propositions dinscription au tableau davancement
Des conditions dancienneté et de mobilité sont requises pour bénéficier dun avancement de grade. Elles sont les suivantes :
- avoir atteint le 6e échelon du grade de la classe normale et justifier de quatre années de services effectifs dans le corps ;
- avoir effectué deux changements daffectation depuis laccès du corps, dont au moins un changement détablissement.
Toutefois, lorsque le changement daffectation conduit à un changement de région administrative, un seul changement daffectation est requis.
Les périodes de détachement et de mise à disposition dune quotité au moins égale à 50 % accomplis à la date de létablissement du tableau davancement sont prises en compte.
Leur nature interrégionale est examinée par la commission des carrières. Les périodes de disponibilité peuvent également, le cas échéant, être prises en compte après avis de la commission des carrières.
Les personnels de direction qui assurent, qui ont assuré ou participé à une direction commune ou à une fusion détablissements mentionnés à larticle 2 (1o, 2o et 3o) de la loi du 9 janvier 1986 précitée depuis leur accès au corps, sont considérés, au 1er janvier de lannée au titre de laquelle est établi le tableau davancement, comme ayant effectué une mobilité fonctionnelle. Pour les directeurs adjoints, cette mobilité est attestée par le directeur de létablissement concerné (cf. art. 21, dernier alinéa, et 42 du décret no 2005-921 du 2 août 2005 portant statut particulier du corps des directeurs dhôpital).
Les directeurs qui remplissent ces conditions statutaires doivent également, pour linscription au tableau davancement, faire lobjet dune bonne évaluation et dune proposition dinscription au tableau davancement par lévaluateur.
La proposition dinscription ou de non-inscription doit être motivée par lévaluateur.
Je vous demande de bien vouloir transmettre ces instructions à lensemble des chefs détablissement pour une mise en application immédiate.
La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel du ministère de la santé et des solidarités.
Vous voudrez bien minformer, sous le présent timbre, des difficultés rencontrées à loccasion de sa mise en oeuvre.
Pour le ministre : Le directeur de lhospitalisation et de lorganisation des soins, J. Castex |