Direction de l’hospitalisation
et de l’organisation des soins
Sous-direction des affaires financières
Circulaire DHOS/F1/F2/F4 no 2007-87 du 1er mars 2007 relative à un outil de centralisation des EPRD initiaux des établissements de santé publics et privés antérieurement sous dotation globale
NOR : SANH0730152C
Date d’application : 2007.
Champ d’application : établissements publics de santé, établissements de santé privés antérieurement financés par dotation globale (art. L. 162-22-6, al. b et c, du code de la sécurité sociale).
Annexe : guide d’utilisation de l’outil e-EPRD
Le ministre de la santé et des solidarités à Mesdames et Messieurs les directeurs des agences régionales d’hospitalisation (pour diffusion et mise en oeuvre) ; Mesdames et Messieurs les préfets de région ; directions régionales des affaires sanitaires et sociales (pour information) ; Mesdames et Messieurs les préfets de département ; directions départementales des affaires sanitaires et sociales (pour information) ; Mesdames et Messieurs les directeurs d’établissements de santé publics et privés antérieurement sous dotation globale (pour mise en oeuvre).
La présente circulaire a pour objet de préciser les objectifs d’un outil nommé « e-EPRD » de remontée des états des prévisions de recettes et de dépenses (EPRD) initiaux des établissements de santé publics et privés antérieurement financés par dotation globale. Un « guide d’utilisation » figure en annexe.
1. Les objectifs de l’outil
La mise en place d’un outil commun relatif à l’EPRD initial de l’exercice 2007 répond à un double objectif :
- centraliser des informations de nature financière sur les établissements antérieurement financés par dotation globale afin de disposer d’une information homogène susceptible d’éclairer les décideurs ;
- proposer, par un outil commun, une démarche relativement standardisée et une aide méthodologique pour les établissements.
Afin de bénéficier d’une information exploitable au niveau national, il est nécessaire que l’outil soit renseigné pour tous les établissements. Les informations fournies seront validées par les ARH avant d’être utilisées par l’administration centrale.
2. Présentation de l’outil. - Sa consistance
L’outil consiste en un fichier Excel, articulé en six modules, eux-mêmes décomposés en différents onglets.
1. Le module « guide et paramétrage de l’outil » : ce module décrit l’outil et permet à l’établissement de paramétrer son document.
2. Le « module de travail » permet de préparer l’élaboration de l’EPRD, il regroupe :
- le bilan n - 2 ;
- les « listes » dans lesquelles doivent être saisies, pour chaque compte de résultat ouvert dans l’établissement, les données par chapitre ;
- le calcul détaillé de la capacité d’autofinancement (CAF) qui sera un élément clé de l’analyse de l’EPRD.
3. Le « module EPRD » présente les tableaux composant l’EPRD. Pour ce qui concerne les comptes de résultat, il est principalement alimenté à partir des informations renseignées dans le module de travail. Les informations relatives au tableau de financement et certaines du tableau d’estimation du fonds de roulement initial sont à saisir directement.
4. Le module « PGFP (annexe 1) », lui aussi partiellement alimenté à partir des informations renseignées dans les onglets précédents, comprend des documents de travail et les documents constituant le plan global de financement pluriannuel (PGFP), annexe obligatoire de l’EPRD.
5. Le module « effectifs (annexe 2) », indépendant des autres onglets en termes de saisie, vise à expliciter les charges de personnel prévues dans les comptes de résultat.
6. Le module facultatif permet d’une part de renseigner les prévisions d’activité pour 2007, d’autre part de visualiser sur un seul onglet les informations renseignées dans les onglets de travail.
Le détail des modules est décrit dans la fiche technique jointe en annexe. Cette fiche technique sera disponible sur le site de l’ATIH et du ministère de la santé et des solidarités, dans le dossier de la réforme budgétaire et comptable et pourra faire l’objet de compléments réguliers.
L’outil permet d’imprimer des documents afin de préparer les documents soumis à la délibération du conseil d’administration de l’établissement, d’où l’existence de « pages de garde » dans le classeur Excel.
3. Mise à disposition des établissements
d’un outil personnalisé et retour de celui-ci
L’ATIH mettra à disposition de chaque établissement un fichier personnalisé reprenant sa raison sociale et son numéro FINESS, via la plate-forme sécurisée CABESTAN. L’outil « e-EPRD » renseigné sera redéposé sur cette plate-forme.
Il est précisé qu’il ne s’agit pas à ce stade de « dématérialisation » de la transmission des EPRD. En effet, une transmission papier de la délibération et de ses autres annexes reste nécessaire. Le délai d’approbation de l’EPRD court à partir de la réception par l’ARH de la délibération du conseil d’administration sur support papier.
S’il y a rejet par l’ARH de l’EPRD correspondant à un fichier Excel, il conviendra de produire un nouveau fichier correspondant à l’EPRD approuvé, qui écrasera le premier document.
4. Les autres remontées d’information en 2007
En 2007, il est prévu de poursuivre la remontée systématique des états comparatifs quadrimestriels, qui constituent une source d’information importante pour le ministère.
De même qu’en 2006, des campagnes seront ouvertes dans Cabestan afin de recueillir les décisions modificatives que pourraient prendre les établissements.
5. Evolution de l’outil en 2008
Une réflexion va être entamée afin d’améliorer l’outil en 2008, de le rendre plus convivial et ergonomique, en tenant compte des observations et commentaires que vous pourrez nous transmettre à l’adresse regles-financ-hosp@sante.gouv.fr.
Nous vous remercions de votre aide. Vous pourrez transmettre toute difficulté d’application de la présente circulaire aux bureaux F1/F2/F4 de la DHOS à l’adresse citée supra.
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Pour le ministre et par délégation : La directrice de l’hospitalisation et de l’organisation des soins, A. Podeur |
ANNEXE
GUIDE D’UTILISATION DE L’OUTIL E-EPRD
1. Entrée dans l’outil. - Le module
« guide et paramétrage de l’outil »
A l’ouverture du fichier, il vous faut répondre « oui » à la question « voulez-vous activer les macros ? ».
L’onglet « Guide » :
Vous disposez d’un premier onglet « guide » qui vous indique le fonctionnement du fichier. Celui-ci est détaillé dans le présent document.
L’onglet « Architecture » :
Il explicite, à l’instar du retraitement comptable, les principaux liens entre les onglets.
Dans l’onglet « Paramétrage » : l’ATIH préremplira la raison sociale et le numéro finess.
Il convient d’indiquer :
- les coordonnées de la personne responsable du dossier et les dates de réunion / délibération des instances (CTE, CME, CA) ;
- la nature juridique de l’établissement :
- ceux qui ont la personnalité morale cochent « oui » ;
- les autres « non ».
Cette réponse déterminera le modèle du tableau d’estimation du fonds de roulement initial.
En fonction des CRPA qui sont effectivement ouverts dans votre établissement, il convient de « cocher » les cases ad hoc, afin que seuls les onglets afférents à ces activités apparaissent dans le fichier. Vous pouvez personnaliser leur intitulé.
A cet égard, il faut souligner que pour tous les CRPA sauf le CRPA-P, un seul onglet est prévu. Les établissements qui jusqu’ici tenaient plusieurs CRPA de même nature sont invités à cumuler les données sur un seul onglet.
Lorsque les CRPA ont été cochés, il faut cliquer sur le bouton orange « afficher les onglets correspondants aux CRP sélectionnés ».
L’onglet « Liste chap CRP » rappelle les chapitres qui composent les différents comptes de résultat selon l’arrêté du 5 décembre 2006 : il s’agit d’un onglet technique, aucune saisie n’est à effectuer. Les éléments à saisir sont repérables à leur police de couleur rose. Les montants monétaires doivent être saisis en euros.
2. Le « module de travail » permet de préparer des documents de l’EPRD et de sécuriser le calcul de la capacité d’autofinancement
Le module de travail permet de préparer les documents relatifs à l’exploitation (compte de résultat et CAF) contenus dans l’EPRD et partiellement le PGFP. Les informations relatives à l’investissement et aux annexes (PGFP et tableau des effectifs rémunérés) demandent des saisies directement dans les modules concernés (cf. infra).
a) L’onglet « En-tête liste »
Il est renseigné automatiquement et constitue le premier onglet de l’impression des documents de travail ». Aucune saisie n’est à effectuer.
b) L’onglet « liste H » et « liste + [lettres mnémotechniques] »
Ces onglets centralisent la saisie des données afférentes à chacun des comptes de résultat ouverts que vous avez identifiés dans l’onglet « paramétrage ».
Pour chaque chapitre de ces comptes de résultat, il convient de saisir les charges et les produits :
- constatés dans les comptes de 2005 ;
- estimés au compte financier anticipé de 2006 ;
- prévus pour 2007, avec la scission entre les moyens de reconduction et les mesures nouvelles comme cela est prévu par le code de la santé publique.
Est également prévue la saisie, à l’intérieur de certains chapitres, des comptes qui participent au calcul de la CAF. Ces informations ne seront pas reprises dans les onglets qui présentent les comptes de résultat selon l’arrêté interministériel du 5 décembre 2006, mais dans des onglets de travail relatifs à la CAF.
Dans ces « listes », la saisie s’effectue selon la classification de la nomenclature comptable.
Sont distingués :
- en vert : les chapitres à crédits limitatifs (pour les EPS) ;
- en bleu : le détail de comptes à l’intérieur des chapitres qui permettent d’automatiser le calcul de la CAF comme indiqué supra.
c) L’onglet « Bilan N - 2 »
Il s’agit de reprendre le bilan comptable tel qu’il figure dans le compte de gestion de 2005 présenté au conseil d’administration au plus tard en juin 2006. Les données sont donc définitives. Ce document va alimenter une partie du « tableau d’estimation du fonds de roulement initial », tableau ajouté au cadre de l’EPRD. 2007 afin de préciser à quelle base s’applique la variation du fonds de roulement prévue dans l’EPRD. 2007.
La présentation adoptée ici est celle du plan comptable général (PCG) qui doit être généralisée dans toutes les applications du Trésor public à partir de l’exercice 2006 : ainsi, dans la colonne « amortissements et dépréciations », doivent être saisis des chiffres positifs, la soustraction entre le montant brut et ces amortissements et dépréciations étant effectuée dans la colonne « net ». Cette convention n’était pas jusqu’alors celle de l’application HTR.
d) L’onglet « Détail CAF »
Il s’agit d’un tableau de travail destiné à homogénéiser le calcul de la capacité d’autofinancement (CAF) et à le sécuriser en partant des informations détaillées dans chaque onglet « liste » relatif aux différents comptes de résultat.
Aucune saisie n’est attendue.
3. Description du « module EPRD »
Ce module permet de constituer puis d’éditer les tableaux de l’EPRD à proprement parler.
a) L’onglet « Entête EPRD et entête CRP »
Il constitue la page de garde.
b) L’onglet « Synthétique »
Il présente les informations synthétiques selon le cadre réglementaire. Aucune saisie n’est à effectuer.
c) Les onglets « CRP [lettres mnémotechniques] »
Ces onglets élaborent automatiquement les comptes de résultat en format réglementaire à partir des éléments saisis dans les onglets « listes ». Il rappelle en page 1 la version synthétique du compte de résultat et établit ensuite la présentation détaillée. En dehors de la zone d’impression figure (à partir de la colonne « I ») une vérification succincte de cohérence des données.
d) L’onglet « fonds de roulement initial »
Il permet d’estimer le fonds de roulement initial de 2007, qui pourra être déterminé de manière définitive lorsque sera arrêté le compte financier et donc le bilan de 2006. Ce tableau, qui fait partie du cadre de l’EPRD pour 2007, est transmis pour information au Conseil d’administration, mais n’est pas soumis au vote (comme le tableau de passage du résultat prévisionnel à la CAF prévisionnelle).
Les éléments à saisir sont en rose sur fond jaune pâle. Les comptes qui participent au fonds de roulement d’investissement sont en rouge et ceux du fonds de roulement d’exploitation en bleu. Certains liens sont automatisés, soit avec le bilan de 2005, soit avec le tableau de financement, soit avec le détail de la CAF (pour les provisions et le résultat).
Pour les mouvements de 2006 (augmentations ou diminutions), des formules vous sont proposées, mais vous pouvez, le cas échéant, les modifier : ces cellules ne sont en effet pas verrouillées. En effet, par exemple, l’augmentation du compte 21 en 2006 provient essentiellement du tableau de financement de 2006 ; toutefois, un établissement qui souhaiterait aller plus loin en incluant les intégrations au bilan (opérations non budgétaires) peut le faire manuellement.
e) L’onglet « TABFIN »
Il contient le « tableau de financement », composante de l’EPRD. 2007, au format réglementaire.
Les emplois et les ressources sont à saisir directement dans cet onglet. L’outil reprend automatiquement la capacité d’autofinancement (ou l’insuffisance d’autofinancement) de 2005, 2006 et 2007 à partir de l’onglet « détail CAF ».
4. Description du « module annexe 1 PGFP »
a) Un onglet pour la projection par compte de résultat
Afin de faciliter la constitution du PGFP, chaque compte de résultat dispose d’un onglet spécifique : ce sont les onglets « PGFP- CRP [lettre mnémotechnique].
Les charges et les produits présentés par titres et figurant en gras sont les lignes du cadre réglementaire. Les années 2006 et 2007 sont alimentées automatiquement, les années suivantes doivent être renseignées manuellement par l’établissement en fonction des projections qu’il établit.
Des lignes de travail destinées à faciliter la détermination de la CAF sont également prévues selon le niveau de détail prévu dans le PGFP.
b) Un onglet prévoyant la capacité d’autofinancement (CAF)
Les informations détaillées sur la CAF des différents comptes de résultat sont ensuite compilées dans l’onglet « PGFP-CAF » qui ne nécessite en conséquence aucune saisie.
La zone d’impression de l’onglet « PGFP - CAF » correspond au cadre réglementaire. En dessus, figure un petit tableau qui ventile la capacité d’autofinancement entre les comptes qui vont alimenter le fonds de roulement d’investissement (FRI) et ceux qui vont impacter le fonds de roulement d’exploitation (FRE).
c) L’onglet « PGFP- TABFIN »
Il permet de saisir les projections de l’établissement de 2008 jusqu’en 2011. Les années 2006 et 2007 sont reprises dans le tableau de financement de l’EPRD 2007, seul le compte 27 doit être, le cas échéant, détaillé. L’outil prévoit les lignes d’annulations sur exercices clos, afin d’assurer la cohérence pour 2006 et 2007.
d) L’onglet « PGFP- FRI FRE » est un document de travail
Il décompose le fonds de roulement entre FRI et FRE à partir de 2005. Les variations du FRI et du FRE en 2005 doivent être saisies. Les autres données de 2005 et 2006 sont récupérées dans d’autres onglets.
L’établissement peut ensuite compléter les éléments pour les années suivantes, afin de visualiser les sommes en jeu dans les composantes du fonds de roulement.
e) L’onglet « PGFP- FRNG TRES » reprend le cadre réglementaire reclassé depuis l’affectation de la CAF jusqu’à la trésorerie
Dans cet onglet, les éléments relatifs au fonds de roulement sont automatisés, à l’exception pour 2006, de la variation entre FRI et FRE qui pourrait être induite par l’affectation du résultat de 2005 (par exemple si une partie de l’excédent de 2005 a été affectée à l’excédent d’investissement : cette affectation vient diminuer le FRE et augmenter le FRI).
En revanche, les éléments relatifs au besoin en fonds de roulement et à la trésorerie supposent que des hypothèses soient faites sur leur évolution.
f) L’onglet « PGFP ENG »
Selon le cadre réglementaire, il doit être complété des engagements hors bilan.
5. Description du module « annexe 2 tableau prévisionnel
des effectifs rémunérés »
Comme prévu par l’arrêté du 22 décembre 2005, un tableau par compte de résultat est prévu. Le détail des variations d’effectif prévu par ledit arrêté est explicité dans des colonnes « créations », « suppressions » et « transformations » ; une colonne « solde = 0 » permet de vérifier que tous les écarts sont ainsi justifiés.
6. Le module facultatif
Il comprend d’une part un onglet « recap » alimenté automatiquement par les précédents et qui vise à donner une vision financière très synthétique de l’établissement.
Il comprend d’autre part l’onglet « activité » qui vise à identifier, pour les établissements dans le champ de la T2A, l’impact de l’effet prix et celui de la variation du volume d’activité.
Il s’agit de renseigner la valorisation de l’activité réalisée en 2006, ainsi que les prévisions faites pour 2007, par grands types d’activités (séjours en hospitalisation, HAD, chirurgie ambulatoire passant à 100 % T2A en 2007, dialyse, consultations...). Ces informations doivent être valorisées à 100 % T2A (fraction de tarif à 100 %). Il convient également de renseigner l’activité réalisée en 2006 aux tarifs 2007. L’ensemble de ces informations permet d’évaluer quelle part de l’écart entre la valorisation de l’activité 2007 et 2006 relève de l’effet prix (changement des tarifs entre les deux années), et de l’effet volume.
L’effet « structure », correspondant au changement de profil du case mix réalisé entre les 2 années, est regroupé avec l’effet volume. Un second tableau présente les mêmes résultats, après prise en compte de la fraction de tarifs retenue pour 2007 et de la part des recettes qui pourrait être prise en charge par l’assurance maladie.