Le porteur de projet

Coordonnées de la structure :

Groupe Hospitalier de la Haute-Saône
2, rue Heymès
Vesoul 70000
Type de structure :
Établissements de santé

Coordonnées du contact :

Kientzy-Laluc Alexandrine
Qualité : Directrice
Téléphone professionnel : 03 84 96 60 25
Courriel professionnel : direction@gh70.fr

Contexte

L’origine
Le Groupe Hospitalier de la Haute-Saône est un établissement multi sites disposant de 14 EHPAD pour un total de 977 places, couvrant un large territoire du département. Son site internet dispose d’une page « vie en EHPAD » contenant des informations relatives à chaque lieu de vie, aux modalités d’admissions et aux diverses prises en charge proposées. Suite à la fusion du CHI de la Haute-Saône avec le CH du Val-de-Saône au 1er janvier 2020, et à une demande du CVS de permettre aux familles des résidents hébergés en EHPAD de disposer de plus d’informations quant à l’hébergement de leurs proches, un besoin de communication renforcé à leur égard a été mis en exergue, et renforcé par la crise COVID-19. Appuyé par une volonté de la Direction des EHPAD de valoriser et de promouvoir les structures médico-sociales représentant deux tiers de ses capacités d’accueil, le projet a constitué en un enrichissement collectif du volet EHPAD du site Internet.

La finalité
L’objectif du projet est de permettre à chaque famille, chaque proche, mais aussi chaque professionnel de disposer d’une information relative à la vie au sein des EHPAD du GH 70. Il permet ainsi de faciliter la citoyenneté des résidents, de renforcer les droits des usagers résidant en structure médico-sociale et d’augmenter la visibilité de ces lieux de vie. Le site Internet EHPAD permet en outre d’uniformiser la communication médico-sociale du GH 70 et de constituer un guichet unique et un support commun et partagé d’information et d’échanges. Ce projet permet également de rendre compte de la singularité des EHPAD et du secteur médico-social, et de constituer une véritable ouverture sur l’extérieur. Dans le cadre de la crise COVID-19, ce site Internet EHPAD a aussi permis de constituer une solution alternative aux liens entre le résident et ses proches, atténuant de fait la restriction des droits et libertés imposée par un contexte sanitaire complexe et particulièrement évolutif.

La description du projet
Le Site Internet EHPAD permet de créer du lien entre l’institution, les résidents, leurs proches et l’ensemble des professionnels en rendant visible ce qui se fait dans chaque établissement. Il consiste en une valorisation des réalisations des résidents, des activités réalisées au sein de chaque EHPAD, et de chaque temps fort, rendant ainsi chaque résident acteur de son projet de vie et de sa prise en soins. Afin de respecter la confidentialité et la vie privée de chaque résident et de sa famille, l’accès à ce volet du Site Internet EHPAD est ainsi réservé aux familles, proches et professionnels qui en formulent la demande. Grâce à des codes de connexion obtenus à l’admission ou sur demande, les familles, résidents et professionnels ont ainsi accès aux informations, espaces d’échanges et actualité concernant leur lieu de résidence et de vie. Le site internet permet notamment aux familles d’obtenir des informations (illustrées) sur les évènements rythmant la vie de leur proche.

Les acteurs
Afin d’impliquer l’ensemble des acteurs et de favoriser la citoyenneté des résidents, le projet a été co-construit autour d’une équipe pluridisciplinaire. Le pilotage stratégique du projet est réalisé par la Direction des EHPAD et le Secrétariat Général. La coordination et le suivi incombent à la chargée de communication. Des référents techniques de terrain font remonter les informations à publier sur le site Internet : Cadres Supérieurs du Pôle EHPAD, Cadres de Santé des EHPAD, animatrices, etc. Un référent pour chaque EHPAD est en cours de désignation. Les résidents et leurs proches sont également fortement impliqués via leurs représentants du CVS (familles et résidents) qui siègent au sein du Comité Rédactionnel. Un prestataire extérieur est quant à lui chargé de l’ergonomie du site internet, des modes opératoires, de la formation et de l’accompagnement des professionnels et résidents à son utilisation, ainsi que de la sécurisation des données, dans le respect du RGDP.

Les axes prioritaires :

• L’effectivité des droits des usagers dans le contexte de la COVID-19

La réalisation

La mise en œuvre
Le projet a débuté pendant le mois de juillet 2020. Le site Internet EHPAD est à ce jour opérationnel et permet à chaque famille qui le souhaite d’avoir accès à des informations concernant son proche, à n’importe quel moment et n’importe quel endroit. La Direction des EHPAD, en lien avec le Secrétariat Général, pilote le projet et veille à sa bonne mise en œuvre. Dans une démarche d’amélioration continue, la Direction des EHPAD, en lien avec le Comité rédactionnel, est également chargée de piloter son développement et sa visibilité. Par un lien accru entre les acteurs de terrain, la chargée de communication du GH 70 met à jour le site internet au regard des informations transmises. L’objectif final est de permettre à chaque référent technique de pouvoir également alimenter le site Internet au gré des évènements de son établissement. A cet effet, un référent site Internet EHPAD est actuellement en cours de désignation dans chaque structure.

Projet initié en :
2020

Projet mis en œuvre en :
2020

Comment et combien ?
Le site Internet a nécessité la mobilisation de professionnels internes au GH 70, et notamment : la Direction des EHPAD, la chargée de communication, les cadres de santé du pôle EHPAD, et les représentants des usagers et des familles au CVS. La chargée de communication a bénéficié d’une formation de trois heures à l’utilisation et au codage du site Internet. Deux heures de formation des professionnels à l’utilisation et la mise à jour du site internet ont par suite été réalisés par la chargée de communication en interne. Le budget global de la formation s’est élevé à 500€HT. La création du site Internet par la société Netizis, l’abonnement à la maintenance et à la sauvegarde de données, ainsi que les prestations réalisées par la société ont représenté un coût total de 2879€ HT.

La communication
Le projet a été valorisé auprès des familles et des professionnels par plusieurs modalités de communication, en particulier : un courrier à destination des familles et des proches, une information et consultation du Conseil de la Vie Sociale, une communication par voie de bandeau sur le site Internet GH 70, ainsi que par un lien direct vers le Site Internet EHPAD sur le site internet du GH 70. Une adresse mail spécifique et unique destinée à réceptionner l’ensemble des demandes des familles et des proches des résidents est en cours de création. Gérée par la Direction des EHPAD, en lien avec le service communication, cette adresse mail s’intitulerait : contactehpad@gh70.fr.

Et après

Les résultats
Les statistiques relatives au nombre de familles détentrices d’un code de connexion et/ou en ayant formulé la demande sont en cours de réalisation. Les retours des familles et les proches sont plus que satisfaisants. En effet, ces derniers sont demandeurs de plus d’informations et d’une mise à jour plus régulière du site Internet EHPAD, actant de l’effectivité de son utilisation. Une marge de progrès relative au dépôt de plus amples informations est donc à engager. L’objectif est en effet de faire de ce site Internet le premier moyen de communication et d’information à destination des familles, des proches, des résidents et des professionnels.

Evaluation et suivi
Des indicateurs d’évaluation et de suivi de la réussite du projet ont été déterminés et sont :
le respect du calendrier de mise en oeuvre
le nombre de familles disposant d’un code accès
le nombre de connexions sur la page
la mise en oeuvre d’un questionnaire évaluation (enquête qualitative)

Quelques conseils et témoignages
Le projet de site Internet EHPAD est un véritable outil de communication permettant d’accroître la visibilité des lieux de vie que sont les EHPAD, en particulier auprès des familles et des proches des résidents. Il assure ainsi une transparence quant à la prise en soins des résidents accueillis.
Ce projet nécessite néanmoins une implication forte d’une diversité d’acteurs (Direction, chargé de communication, cadres de santé, animatrices), une formation des professionnels à l’alimentation du site internet, et une réactivité dans la mise à jour des informations à destination des familles.