Secrétaire médical(e)
Code métier : 40L20
Informations générales
Définition :
Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations, etc.)
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Prérequis réglementaires pour exercer le metier :
Connaissance de la bureautique
connaissance de l’environnement médical.
Activités
- Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, organisation de réunions, visites, conférences et événements…)
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens…)
- Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Saisie des données liées à l’activité médicale (codage)
- Tenue à jour du dossier patient
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
Savoir-Faire
- Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Connaissances requises
| Description | Niveau de connaissance |
|---|---|
| Bureautique | Connaissances opérationnelles |
| Codage des actes | Connaissances opérationnelles |
| Communication | Connaissances opérationnelles |
| Droit des usagers du système de santé | Connaissances opérationnelles |
| Organisation et fonctionnement interne de l’établissement | Connaissances opérationnelles |
| Réglementation des archives | Connaissances générales |
| Secrétariat | Connaissances approfondies |
| Vocabulaire médical | Connaissances approfondies |
-
Connaissances opérationnelles :
Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans. -
Connaissances générales :
Connaissances générales propres à un champ. L’étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoirs le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d’acquisition courte de quelques semaines maximum. -
Connaissances approfondies :
Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d’acquisition de 2 à 4/ 5 ans.
Informations complémentaires
Relations professionnelles les plus fréquentes :
Equipe médicale et soignante pour l’organisation du circuit des patients
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients
Services médico-techniques de l’établissement pour la réalisation d’examens complémentaires.
Nature et niveau de formation pour exercer le métier :
Niveaux 4 ou 5
Spécialisation dans le domaine médical ou du secrétariat.
Correspondances statutaires éventuelles :
Assistant médico-administratif.
Passerelles (à diplôme équivalent / avec formation supplémentaire) :
Technicien d’information médicale
Encadrant des secrétariats médicaux
Encadrant archives.